中国石油大学(华东)招标采购项目档案管理办法

中国石油大学(华东)

招标采购项目档案管理办法

第一章 总则

  第一条 为加强招标采购项目档案管理,有效保护和利用采购项目档案资源,根据《中华人民共和国政府采购法》、教育部《高等学校档案管理办法》等有关规定,结合学校实际情况,制定本办法。

  第二条 本办法适用于中国石油大学(华东)招标采购项目档案的收集、整理、管理和移交等。

  第三条 招标采购项目档案是指在招标采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声资料等,包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的各类记录。

  第四条 招标采购项目档案作为反映学校招标采购活动的重要记录和材料,应当依法保存,其内容必须准确、完整,并能真实反映招标投标活动内容,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。

第二章 招标采购项目档案的收集与整理

  第五条 招标档案类别包括:

    1、货物采购档案

    2、工程采购档案 

    3、教材、图书、药品等采购档案 

    4、服务采购档案 

    5、其他。

  第六条 招标采购项目业务档案资料具体包括:

  (一)开标前的文件材料

  1.招标采购申报单

  2.采购项目的委托招标代理协议书;

  3.招标公告(包括招标采购信息预告、变更公告等);

  4.招标文件(含公开招标、邀请招标)及对其进行必要澄清、修改的文件或情况说明;

  5.其他材料。

  (二)开标过程的文件材料

  1.参加开标的招标人、评审专家及供应商签到名单;

  2.供应商对投标文件(含公开招标、邀请招标)的补充、修改或撤回的记录材料;

  3.开标报价一览表;

  4.供应商报价签字确认表;

  5.其他材料。

  (三)招标项目评审文件资料

  1.评审专家责任承诺书;

  2.评审专家评标意见表、选票、评分表、评分汇总表等专家评标记录文件;

  3.评标委员会评标报告;

  4.项目变更采购方式内部会商意见表、变更采购方式供应商确认表;

  5.其他材料。

  (四)项目中标(成交)文件资料

  1.中标(成交)或入围结果公告;

  2.中标(成交)通知书;

  3.中标人或中标候选人的投标文件正本;

  4.中标项目合同及其补充、修改、中止或终止执行的材料;

  (五)其它文件材料

  1.入围供应商考察报告;

  2.供应商质疑材料、处理过程记录及答复;

  3.其它与招标采购项目相关的需要存档的资料。

  第七条 招标代理机构应当将其所整理的招标采购项目档案资料连同投标文件正本交由招标办公室保管,投标文件副本及其他相关资料由招标代理机构保管。

  第八条 招标代理机构应在项目验收结束之日起15日内,按照归档内容要求,完成招标采购项目档案资料的收集、整理、和装订工作。

第三章 招标采购项目档案的保管、移交与归档

  第九条 委托招标采购项目档案未移交招标办公室之前,由招标采购代理机构对招标项目资料的真实性、完整性、有效性负责并妥善保管,不得伪造、变造、隐匿或销毁。

  第十条 招标采购代理机构应在每学期末本学期所有已完成的招标采购项目档案资料整理好,并移交学校招标办公室保管

  第十 所有招标采购项目档案(包括委托招标和校内招标)未移交学校档案馆前,由招标办公室妥善保管。

  第十 招标办公室应在年度招标采购项目完成后两年内将招标采购项目档案(包括委托招标和校内招标)移交学校档案馆存档,存档资料的整理、立卷、复核按照学校有关规定执行。

  第十 档案的保管期限按照《 中国石油大学(华东)档案归档范围和保管期限表》的规定执行。对于较长时期内有查考利用价值或者重大政府采购项目档案资料,可根据需要由档案馆永久保存。国家法律法规有规定的从其规定。

第四章 招标采购项目档案的查阅及利用

  第十 招标办公室应对招标采购项目档案的查阅及利用做出明确规定,建立档案借阅、复制登记簿,健全档案利用登记手续。

  第十 借阅招标采购项目档案返还时,档案管理人员必须逐项核查项目档案,并由借阅人进行签字确认。

  第十  招标采购项目档案管理人员和档案利用者应严格遵守档案管理有关规章制度查阅、复制或者借阅,严禁在档案资料上涂画、拆封、损毁和抽换。

  第十  学校招标采购项目档案主要供学校采购当事人和相关采购监管部门使用。上级单位、监察部门、审计部门等因工作需要可在办理登记手续后查阅招标采购项目档案(移交档案馆后的资料须到档案馆进行查阅)。学校招标采购项目档案不得外借。

第五章 附则

  第十 招标采购项目档案管理人员调动工作时,应在离职前办理好档案交接手续。  

  第二 本办法由中国石油大学(华东)招标办公室负责解释。

  第二十条 本办法自发布之日起执行。

   招标办公室

  2017年5月1日